10 червня 2026 року в Україні має завершитися п’ятирічний перехідний період для внесення даних із паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб.
Електронний облік трудової діяльності запровадили для того, щоб спростити підтвердження стажу та в майбутньому автоматизувати призначення пенсій.
Водночас якщо трудову книжку не оцифрувати до цієї дати, страховий стаж не зникне. Однак паперові документи можуть знадобитися для підтвердження окремих періодів роботи.
Для чого потрібна електронна трудова книжка
Електронна трудова книжка містить цифрові дані про трудову діяльність людини.
Зокрема, йдеться про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші зміни у трудовій біографії.
У Пенсійному фонді пояснюють, що оцифрування даних допоможе надалі автоматично призначати пенсію без додаткового збирання паперових документів.
Після внесення даних до реєстру паперова трудова книжка видається працівнику під підпис для зберігання. Роботодавець уже не зобов’язаний її зберігати.
Як подати документи на оцифрування
Подати сканкопії трудової книжки може як роботодавець, так і сам працівник.
Це можна зробити через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України або особисто у сервісному центрі ПФУ.
Подати документи можна і з-за кордону, скориставшись вебпорталом Пенсійного фонду.
Якими мають бути сканкопії
Сканкопії трудової книжки мають бути виготовлені в кольоровому форматі з оригіналів документів.
Зображення повинні бути чіткими та містити повні сторінки, текст, реквізити, серію і номер документа, дату видачі, печатки, підписи та дані власника.
Файли потрібно зберігати у форматі JPG або PDF. Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ.
Рекомендована якість сканування становить 300 dpi.
Які документи варто додати
Потрібно сканувати всі сторінки трудової книжки та документи, які підтверджують стаж.
Це особливо важливо для періодів роботи до 1 січня 2004 року, оскільки такий стаж підтверджується саме паперовими документами.
Разом із трудовою книжкою також радять подавати документи про освіту, військовий квиток, свідоцтва та інші документи, які можуть підтверджувати стаж.
Чи буде штраф, якщо не оцифрувати трудову книжку
Штрафів за неоцифровану трудову книжку не передбачено.
Однак у майбутньому це може ускладнити підтвердження стажу та оформлення пенсії.
Якщо трудова книжка втрачена, пошкоджена або містить помилки, для підтвердження стажу можуть знадобитися додаткові документи або звернення до архівів.
Що буде після 10 червня
У Пенсійному фонді пояснюють, що якщо трудову книжку не оцифрувати до 10 червня 2026 року, страховий стаж не втрачається.
Паперові документи можна буде подати пізніше, зокрема під час звернення до ПФУ за призначенням пенсії.
Це може бути актуально для людей, які не працювали останні п’ять років або з поважних причин не мали можливості подати документи раніше.
Чи можуть продовжити термін
У Верховній Раді зареєстрований законопроєкт №14257, який пропонує продовжити строк оцифрування трудових книжок на період дії воєнного стану та ще три роки після його завершення.
Однак станом на травень 2026 року цей законопроєкт ще не ухвалений.
Тому чинним дедлайном залишається 10 червня 2026 року.
Джерело: Пенсійний фонд України
Дізнавайтесь новини юридичного світу першими у телеграм-каналі Окремої Думки
